Грамотная свадебная координация – необходимое и самое главное условие для успешного проведения праздника. Ведь в каждой свадьбе всегда принимает участие большое количество людей – как тех, кто на ней отдыхает, будучи в числе гостей, так и тех, кто на ней работает. Задача координатора – проследить за тем, чтобы все эти люди в долгожданный день были в нужное время в нужном месте и делали то, что от них требуется. Кроме этого, как и на любом мероприятии, на свадьбе возникает множество мелких организационных моментов, которые без координатора ложатся тяжким грузом на плечи друзей и родственников молодоженов.
Координация начинается буквально с первой нашей встречи с клиентом: мы заполняем бриф, в который заносится вся необходимая информация о гостях, подрядчиках, водителях машин из свадебного автомобильного кортежа, ресторане и других участниках мероприятия и локациях.
На основе брифа мы составляем «Дневник свадьбы», в котором подробно, буквально по минутам расписывается тайминг свадебного дня. В «Дневнике свадьбы» учитываются все детали: начиная от того, во сколько проснутся жених и невеста, кто, когда и где будет встречать иногородних родственников молодых, заканчивая временем запуска фейерверка и списком вещей, которые должны быть в номере молодых в первую брачную ночь.
Помимо этого плана-расписания, в «Дневнике свадьбы» мы чертим схемы важных для праздника локаций. Во-первых, это зона церемонии бракосочетания. Здесь указывается, где будут сидеть гости, где будет стоять арка с живыми цветами, где будет расположен фуршетный стол, куда усадить струнный квартет для музыкального сопровождения церемонии и так далее. Во-вторых, это зал ресторана, в котором будет проходить праздничный банкет. Опять же, здесь мы намечаем расстановку столов и стульев в зале ресторана, определяем, где будут сидеть гости, где – родители супругов, где сами невеста с женихом.
На следующей встрече с клиентами мы утверждаем «Дневник свадьбы», вносим в него правки, если таковые необходимы, после чего звоним всем участникам свадьбы и оговариваем с ними все моменты, касающиеся их участия в празднике.
Но основная работа свадебного координатора приходится, конечно, на сам день свадьбы. На наши плечи ложатся следующие функции:
– контроль приезда родственников и гостей праздника, свадебных специалистов (визажиста, парикмахера, фотографа и оператора, водителей с кортежем, ведущего и звукооператора, артистов шоу-программы)
– контроль за поставкой свадебной атрибутики (букеты, бутоньерки, сувениры, различные аксессуары)
– контроль расстановки мебели в банкетной и церемониальной зонах в соответствии с утвержденным планом
– расстановка свадебных аксессуаров в оговоренных праздничных локациях (в первую очередь, церемониальной и банкетной зонах)
– проверка сервировки и внешнего вида (чистоты, опрятности, целостности) ресторанных скатертей и чехлов
– контроль за выносом блюд и работой ресторана в целом
– встреча гостей в зоне церемонии
– контроль за кольцами
– согласование работы ведущего и деятельности ресторанной команды (например, не выносить горячие блюда во время объявленной ведущим танцевальной паузы)
– прогнозирование и устранение потенциальных форс-мажорных ситуаций, принятие решений и устранение форс-мажора в случае его возникновения
– финансовый расчет со всеми подрядчиками в конце банкета, а также многое другое.
Координация является отдельным, особо важным аспектом работы по проведению свадьбы, поэтому она предоставляется нами, в том числе, в качестве независимой услуги для помощи в осуществлении праздника вашей мечты. Тем не менее, куда чаще для нас координация – это лишь часть полной организации свадьбы, которую проводит Дом событий Алены Сахно.